Rendezvényszervezés

Konferencia: Előre meghatározott napirend és program szerint zajló általában problémamegoldó ülés. A hallgatóság kérdezhet, kritizálhat vagy vitatkozhat. Ezek a kongresszusoknál kisebb létszámú ülések, kevesebb téma megtárgyalására irányulnak. Nem túl hosszú időtartamban.

Kongresszus: Egy szakmai, kulturális, vallási vagy más csoport több száz vagy több ezer képviselőjének rendszeres találkozása. Csak a szervezet tagjai vehetnek részt rajta. Gyakran egy téma megvitatására hívják össze. Meghatározott gyakorisággal kerül megrendezésre. Az ülés több napig tart és párhuzamos szekciókban folyik.

Plenáris ülés: Valamennyi arra jogosult résztvevő egyszerre van jelen, szigorú napirend szerint zajlik. Általában ünnepélyes esemény.

Poszter-szekció: Általában tudományos kutatások prezentálására használják. A folyosót, termet úgynevezett poszter-táblákkal rakják tele. Minden résztvevő kap egy ilyen táblát, amire felírja munkásságának, kutatásának legújabb eredményeit.

Szeminárium: Oktató, képzés jellegű találkozó. A közös érdeklődésű hallgatóság a kérdésektől eltekintve passzív. A létszám általában kicsi. A magyarázatot audivizuális eszközökkel segítik. A résztvevők írásos anyagokat kapnak kézhez.

Szimpózium: Egy meghatározott témában felkért előadók és szakértők beszélnek a kérdésben jártas hallgatóság előtt, a vita után ajánlásokat fogalmaznak meg.

Börze fogalma: Elfekvő árukészletek alkalomszerű értékesítése, nagy tételekben való kiárusítása.

Garantált program fogalma: a meghirdetett programot a résztvevők számától, időjárástól függetlenül megszervezik, lebonyolítják az előre jelzett időpontba.

Jelentősége: Nem kell várni a megfelelő számú résztvevőre, mindenképpen részt tudunk venni a meghirdetett programon.

Üzleti ebéd/ Munkaebéd:

• Fontos, hogy tudjuk, hogy vendégünk honnan jött. Meg kell kérdezzük vallási, étkezési szokásait, azt, hogy van-e speciális kívánsága vagy allergiája, érzékenysége.  (pl. Izraeli sertéshúst nem fogyaszt)

Ha vegetáriánus, akkor milyen vegetáriánus:

• Csak húst nem eszik
• Tojást sem eszik
• Tejterméket sem eszik

• Viszonylag magas színvonalú vendéglátóhelyet válasszunk.
• Üzleti ebéd esetén a fő vendéget ültessük a fő helyre.

Helyszín kiválasztása:

• Ne legyen ételszag
• Legyen zajmentes a környezet
• Legyen tisztaság, udvarias kiszolgálás
• A tárgyalás helyszínétől ne legyen nagyon messze
• Legelegánsabb a hitelkártyával történő fizetés.
• Az étkezést mindig a házigazda zárja. De az asztalt csak a vendég bonthatja.

Viszonylag kötetlen. A mindennapi élet alakította ki, hogy üzletfeleinket vendégül tudjuk látni. A tárgyalás helyéhez közeli éttermet szoktak választani. Az asztalon nem szükséges különleges felkészítés pl.: virág, zászló, elég a szokásos éttermi díszítés. Külön terem sem szükséges, de nagyobb létszám esetén lehet külön terem. Menükártyát nem szokás készíteni. A fogások száma általában 3-4. Nincs protokolláris ültetés a partnerek egymással szemben vagy egymás mellett helyezkednek el. Nincs pohárköszöntő, de illik pár köszöntő szót mondani.

Fogások sorrendje:

1. aperitif
2. hideg előétel
3. leves
4. meleg előétel
5. főétel
• hal
• fehér hús
• vörös hús
6. sajttál
7. desszertek
8. gyümölcstál
9. kávé

Díszvacsora:

Díszétkezésnél ételsorról beszélünk. Minimum 4, maximum 11 fogásból áll.

A diplomáciai étkezésnél a chili és a fokhagyma tilos.

Jellemzői:

• Kimondottan ünnepélyes alkalom.
• Külön teremben tartják.
• Ültetési rend ültető kártyákkal.
• Minden teríték mellé díszes menülapot helyeznek el.
• Az alkalomtól függően zászlók felrakása, különböző asztaldíszek, márkás étkészletek.
• Protokolláris felszolgálás.
• A házigazda 10-15 perccel korábban érkezik és a külön bejáratú terem ajtajában fogadja a vendégeket. A vendégek az üdvözlés után belépnek a terembe, üdvözlik a bennlévőket és állva maradnak. Amikor minden vendég megérkezett akkor a pincérek elkezdik kínálni az aperitifet. Utána a házigazda az asztalhoz tessékeli a vendégeket.
  A meghívott fővendéget általában a protokollos kíséri asztalhoz ill. ő segíthet az eligazodásban a többi vendégnek is. Az ételeket pincérek szolgálják fel. Lehet pohárköszöntő is, de nem feltétlenül fontos (étkezés előtt szokták tartani).
  Az étkezés végén a házigazda megköszöni a vendégek ott létét és ezzel asztalt bont. Több órás lehet a díszétkezés. A házigazda kikíséri a vendégeket, elbúcsúzik tőlük. Megvárja még mindenki távozik. A protokollos feladata az egyéb teendők elintézése pl.: számlák elrendezése, ültető kártya elhelyezése.