5/A Beszéljen legutóbbi munkájáról, a 30 éves osztálytalálkozóról! Tudjuk, hogy az osztálynak érettségi óta ez volt az első osztálytalálkozója, hogy a találkozó résztvevői a hajdani iskolában találkoztak, majd együtt mentek a közeli hotelba, ahol különterem adott otthont az osztálytalálkozónak. Azt is tudjuk, hogy a hajdani diákok – valamennyien – férfiak egyedül, partner nélkül érkeztek, hogy az osztálytársak között több ismert név volt: zeneszerzőé, színészé, újságíróé és parlamenti képviselőé, és hogy Ön erre alapozva szervezte meg az osztálytalálkozó meglepetésprogramját.
Sorolja fel a rendezvény valamennyi szolgáltatását, ismertesse a rendezvény forgatókönyvét, valamint a rendezvényszervező rendezvény alatti feladatait! Mondja el, miből állt a meglepetésprogram, és hogy szervezte meg! Mikor készítette el és milyen tételeket tartalmazott az utókalkuláció? Mikor és hogyan számolt el a szolgáltatókkal és a megbízóval?
Információtartalom vázlata
- Az osztálytalálkozó egyéb szolgáltatásainak és forgatókönyvének ismertetése
- Meglepetésprogram ismertetése, szervezése
- A rendezvényszervező rendezvény alatti feladatai
- Utókalkuláció készítésének ideje, tételeinek ismertetése
- Szolgáltatókkal, megbízóval való elszámolás ideje és módja
Forgatókönyv: A rendezvény lebonyolításának részletes logisztikai ütemterve. Fontos, hogy jól áttekinthető, pontos, érthető legyen. Minden egyes pontját szerződések garantálják. Minden logisztikailag fontos eseményre ki kell térjen!
Az osztálytalálkozó forgatókönyvének tartama:
- Helyszín
- Létszám
- Programok
- Dátum, időpont, pontos időbeosztás
- A feladat elvégzéséhez a felelős személy neve, elérhetősége (telefonszáma)
- Közreműködők érkezésének, ott-tartózkodásának, távozásának pontos ideje.
Szolgáltatások: terembérlés, vendéglátás
Rendezvényszervező rendezvény alatti feladatai:
- Oda kell figyelni a vendégekre, az előadókra, a személyzetre, a klímára, a hangerőre, a berendezésekre.
- Figyeljük a vendégek elégedettségét.
- A vendéglátást folyamatosan ellenőrizni kell. Ellenőrizzük a felszolgált ételek és italok minőségét.
Utókalkuláció készítésének ideje, tételeinek ismertetése:
A rendezvény lebonyolítása után történik az elkészítése. Tételei: Terembérleti díj, technikai költségek (hangosítás, fény, mikrofon), nyomdai költségek (meghívó), tiszteletdíj ( a fellépő együttesnek), vendéglátás, dekoráció.
Szolgáltatókkal, megbízóval való elszámolás ideje és módja:
Számlák kiegyenlítése. A beérkező számlákat összehasonlítjuk a megrendelt szolgáltatásokkal, ill. a visszaigazolásokkal. Ha mindent rendben találtunk, akkor jóvá hagyjuk a számlák kiegyenlítését. Kiállítjuk a megbízó felé a számlát és nyomon követjük annak beérkezését. A számla kiállításával a megrendelővel számolunk el tételesen. A számlát az azzal megbízott személy, az előzetes megbeszélés alapján készíti el. A megrendelőnek mindig lehetőséget kell biztosítani arra, hogy a számlát tételesen ellenőrizhesse. Attól függően, hol a helyünk az egység szervezeti rendszerében, vagy mi számoltatjuk el a dolgozókat, vagy minket számoltatnak el arról, hogy mennyire bántunk kellő gondossággal a cég, egység vagyonával, ugyanakkor a rendezvény bevétele mennyiben mutat kellő objektivitást.
A korrekt elszámolás lényeges a rendezvényszervezésben részt vevő partnerekkel és beszállítókkal egyaránt.
.
Nincsenek megjegyzések:
Megjegyzés küldése