Protokoll ügyintéző adminisztráció 14.tétel

14. Partnereik árajánlatot kérnek Öntől szolgáltatáscsomagra. Állítson össze „Package”-eket, és ismertesse a belső elszámolói árat! A feladatot a tételhez kapcsolódó idegen nyelvű telefonos szituációval kell kiegészíteni!

Pénzforgalmi ismeretek:
Pénzkezelés rendjét pénzkezelés szabályzatba kell előírni, amelyet a számvitelben törvény kötelezően ír elő. A szabályzatban rendelkeznie kell, hogy miről szól, mi a tartalma= a pénzforgalom lebonyolításáról szól tulajdonképpen.

v   A pénzkezelés személyi és tárgyi feltételei

v   A pénzkezelés jogcíméről

v   A napi készpénzállomány maximális mértékét

v   A készpénz ellenőrzés szabályairól (ellenőrzés lebonyolításának szabályairól)

v   A bizonylati rendről/fegyelemről/nyilvántartásról

Készpénz kifizetésnél csak 2 példányos kiadási pénztárbizonylattal történhet a kedvezményezett személy vagy meghatalmazottja részére. Utalványozás nélkül kifizetés nem történhet meg. Egyéb okmányra kifizetés ideiglenesen nem teljesíthető. 5 millió Ft felett adatszolgáltatási kötelezettség van az APEH felé. (Ha valaki drága utat vesz igénybe, azt mindig jelentik az APEH felé). Magánszemély részére adó azonosítható kifizetés nem teljesíthető.

Pénztár befizetés 3 példányos bevételi bizonylaton történik:

1.      könyvelő

2.      befizetőnél, mint nyugta

3.      ez a tőpéldány, ami a pénztárban marad

Készpénzkímélő fizetési eszköz a csekk, amely fizetési felszólítást tartalmaz, kibocsátója azzal bízza meg a bankját, hogy a csekken megjelölt összeget a csekk birtokosának fizesse ki, vagy annak számláján írja jóvá. A csekk szólhat kifizetésre vagy elszámolásra. A kp kifizetésre szóló csekk birtokosa beváltáskor a csekken szereplő összeget kp-ben fizeti ki.

Elszámoláskor az összeget a számláján írják jóvá a csekk benyújtójának. A csekk szólhat bemutatóra vagy névre szólóan.

További kp nélküli fizetési eszköz a bankkártya és a hitelkártya.

Bankkártya: Műanyag kártya, mellyel a hátoldali mágnescsíkon vagy újabban az előlapi mikrocsipen tárolt adatok segítségével bankszámlaműveletek, tipikusan fizetés végezhető.

Hitelkártya: A hitelkártya egy speciális bankkártya, melyet a finanszírozó bank/hitelintézet bocsát ki. Tulajdonosa jogosult minden olyan üzletben, mellyel a hitelkártya-társaság megállapodást kötött, a számla aláírásának ellenében hitelbe árut vásárolni vagy szolgáltatást igénybe venni.

Package csomag:

Utazásszervező állítja össze.

1, Az utazások előkészítése

A rendelkezésre álló árualap felismerése, összegyűjtése

A kínált szolgáltatásokból naprakész információval rendelkezik. (tudja a szállod felszereltségét stb.), beszerzi a szükséges prospektusokat, megismerkedik a helyszínnel, aktualizálja az árakat, célszerű képes adatbázist készíteni. Akvizíciós munka: az összeállított csomag eladása a partnernek4partnereket kell szerezni, ajánlat elküldése e-mailben; vagy üzletszerző út 4partnerek személyes megkeresése. Külföldi partnerek meghívása Mo.-ra 4 referencia (elégedett-e az ügyfél, és tovább ajánlja-e)

Partnereknél fontos a bizalom megszerzése, amit gyorsasággal, precízséggel érhetünk el. Magas szintű nyelvtudással elérhetjük a problémák gyors megoldását. (Problémamegoldásban rugalmasnak kell lenni). Ezt a kapcsolatot ápolni kell: diszkrét figyelemfelkeltő levelekkel, ajánlatokkal, üdvözletekkel tehetjük meg. (hogy ne felejtsenek el)

Túra program összeállítása (előkészítése)

Piackutatást végzünk a szolgáltatók között, ajánlatkérés, együttműködési feltételek közlése. Lényegesek a szempontok, amikre figyelni kell: az eltérő szokások a nemzetek között (az igényeik is másak). Programok és szabadidő közötti arány is más országonként, ha tudjuk a csoport érkezési idejét, vegyük figyelembe. Ügyelni kell a jó időbeosztásra! (kötött időpontot ne mondjuk, mert az csúszhat bármi miatt és ez okot ad a reklamálásra)

2, Előkalkuláció

Összeszedtük az információkat, ajánlatokat, programokat leszerveztük, most már ki kell számolni, hogy mi mennyibe fog kerülni. Célja: a kalkulálási ár meghatározása: Ft/fő -ben történik. Formanyomtatvány.

1.rész: Fejléc- a csoport legfontosabb azonosítható adatit tartalmazza:

v   partner/csoport neve

v   pozíciószáma

v   dátum

v   szolgáltatások

v   osztószám

v   árfolyam

v   időpont

v   készítőjének aláírása

2.rész: Tényleges kalkuláció (A-tól H-ig)

A, szállásköltség

B, étkezési költség

C, közlekedési költség

D, programok költsége

E, idegenvezető költsége

F, egyéb járulékos tételek: speciális kérések, szolgáltatások

G, vetítési alap

H, szervezési díj: vetítési díj bizonyos százaléka, ezt rendelet nem szabályozza. (Árrés 4szervezési alap. Árrésből fedezi az utazási iroda a működését és nyereségét is.) A szervezési díjnak áfája is van.

Utazás értékesítése

Ajánlat készítése, ez kiajánlások alapján történik, ami lehet általános vagy figyelemfelkeltő ajánlat.  Készülhet konkrét ajánlat (pl. külföldi partner kérésére, ha a kívánságait teljesítik)

Formai elemei:

v   címzés

v   megszólítás

v   hivatkozás a kapott érdeklődésre

v   az ajánlat tartalmának a részletezése

v   ajánlatadás dátuma

v   ügyintéző aláírása

Tartalmi elemei:

v   a szolgáltatások pontos ismertetése (minőség, mennyiség tartozik ide)

v   az ár

v   bruttó vagy nettó jutalék

v   mely időszakra érvényes/vonatkozik

v   a csomagár hány főre vonatkozik

v   az opciós határidő (hogy meddig érvényes a csomag)

Az üzleti feltételek meghatározására ki kell térni (ha nem kötöttünk még szerződést a partnerrel). Ha minden jól megy, ezután jön a megrendelés.

Megrendelés

Megrendelés regisztrálása és visszaigazolása, ha a partner az ajánlatot elfogadja és a csomagot megrendeli.

Regisztrálás: a csoportot azonosító pozíciószámmal el kell látni (a feldolgozás érdekében). A csoporttal kapcsolatos összes levelezést meg kell őrizni (feldolgozás érdekében). A rendelést 24 órán belül vissza kell igazolni. (íratlan szabály). Visszaigazolás: formai és tartalmi követelményei vannak. (ugyanaz) Minden megrendelésnél külön dossziét használunk, ahová minden papír (fax, levelek…) időrendi sorrendbe kerül lefűzve  4 a határidők pontos betartása végett.  A partner írásos visszaigazolása jogi értelemben szerződésnek minősül.