Meghívó

11/A Önnek szállodai protokollosként gyakran kell meghívót összeállítania, megszerkesztenie társasági, ill. hivatalos eseményekhez. Így a meghívókra vonatkozó illemszabályokat jól ismeri, és a gyakorlatban gördülékenyen alkalmazza azokat.

Határozza meg a meghívó fogalmát, és mutassa be tartalmi részeit!

Milyen módon történhet meghívás, és milyen nyelvi formulával?

Melyek a meghívó standard alaki formái?

Milyen anyagból készül általában a meghívó?

Mutassa be a meghívóra leggyakrabban felkerülő egyedi jelzéseket, és magyarázza meg őket!

Információtartalom vázlata

–        A meghívó fogalmi meghatározása, tartalmi bemutatása

–        A meghívás módozatai és nyelvi formulája

–        A meghívó standard mérete, formája

–        A meghívó anyaga

–        A meghívóra felkerülő egyedi jelzések

_______________________________________________________________________
A meghívó a hivatalos, protokolláris meghívás szélesebb körben használt, általánosan elfogadott eszköze. A meghívás előfeltétele minden társasági összejövetelen vagy hivatalos alkalmakon való részvételnek.
A meghívás történhet:
                          - szóban: személyesen
                                         vagy telefonon;
                          - írásban levélben
                                        vagy meghívóval.
Magyarországon a társadalmi élet közvetlensége miatt nem szokás a magánéletben írásos meghívók küldése.
Otthon rendezett összejöveteleket rendszerint telefonon beszélünk meg, egyeztetünk, igazolunk vissza. Vonatkozik ez színházi vagy mozimeghívásokra, a hétvégi nyaralóba szóló meghívásra: gyakorlatilag a találkozás minden esetére.

A hivatalos életben az írásos meghívók rendszere a megszokott.
A meghívó a hivatalos, protokolláris meghívás szélesebb körben használt, általánosan elfogadott eszköze.

Tartalmaznia kell a meghívással kapcsolatos minden szükséges infromációt, vagyis:

• a meghívó nevét és hivatalos rangját,
• a meghívás tényét,
• a meghívott nevét, esetleg rangját,
• a meghívás alkalmát, indítékát,
• a rendezvény jellegét,
• a meghívás helyét és időpontjáz (időtartamát),
• a részvétel visszajelzését vagy a lemondást lehetővé tévő utalásokat,
• az öltözetre vonatkozó esetleges kívánalmakat,
• egyéb hasznos információkat.

A részvétel visszajelzése, azaz a meghívás elfogadásának közlése kívánatos, ültetéses alkalmaknál kötelező. Ha a meghívott a meghívással nem tud élni, azt le kell mondani. Az ezt lehetővé tevő telefonszámot a megfelelő rövidítéssel a meghívó bal alsó sarkába nyomtatják.A bal alsó sarok nem kötelező, gyakran szerepel a jobb alsó sarokban is, attól függően, milyen egyéb rövidítések, jelzések vannak még a meghívó alján.
Kétféle szövege lehet:
  - mindenképpen igényelt visszajelzésnél "Választ kérünk" (V.K.):
  - ha pedig csak távolmaradás esetén igénylik a választ, akkor (zárójelben) írják a telefonszám fölé: "Csak akadályoztatás esetén".
A meghívón alkalmazott rövidítések (mint a névjegyen is) általában francia nyelvűek, de más nyelveken készült meghívókon használható a saját nyelv, illetve abból származó rövidítés. Bármilyen nyelvű meghívón alkalmazható azonban francia rövidítés, a félreértések elkerülése céljából. A leggyakrabban használt rövidítések a lemondásra:
magyarul: V.K. (Választ Kérünk)
franciául: R.S.V.P. (Kérem válaszoljon!)

A szóbeli meghívás és megbeszélés után küldött meghívó bal alsó sarkába szokás írni a "p.m." (pro memoria, emlékeztetőül) jelzést, ilyenkor, ha az R.S.V.P. a meghívóra van nyomtatva, ceruzával áthúzzák.

A meghívó formája nemzetközileg egységes: téglalap alakú, mérete kb. azonos a levelezőlapéval, vagy hosszítótt formátumú. Megkülönböztetünk egy- vagy kétlapos meghívót.
Az egylapos meghívónál az első oldalon áll a szöveg. A lap felső, középső részén, a szöveg fölött elhelyezhető a vállalat emblémája, diplomáciai meghívókon az ország címere, dombornyomással, vagy színes nyomással.
A kétlapos meghívónál az első oldalra nyomtatandó a címer, embléma, de üresen is hagyható. Kétnyelvű meghívónál a második és harmadik oldalon van a két szöveg.

A meghívó anyaga egyszerű sima, matt vagy fényes, jó minőségű kartonpapír.

A meghívó kitöltése kézzel történik, ez személyes és udvarias jelleget biztosít. A géppel való kitöltés bizonyos érdektelenséget hordoz magában, és éppen olyan helytelen, mint a név kiírésa helyett a puszta "Ön" használata. Ügyelni kell az olvashatóságra és lehetőleg a szép írásmódra. A nyomtatott meghívót sohasem írják alá!

A meghívó elküldése a társasági életben 2-3 héttel a meghívás időpontja előtt szokásos, a meghívót postán küldik.
Rövid ideig tartózkodó delegációnál érkezéskor, illetve az első hivatalos találkozáson (lehetőleg programegyeztetéskor) kell átadni a meghívókat. Magas beosztásúaknak, ha a meghívás nem szóbeli megállapodás alapján vagy delegációs programhoz kötődően történik, célszerű a meghívót még jóval korábban elküldeni, hiszen programja messze előre be lehet táblázva. Diplomatáknak a meghívó a Külügyminisztérium Protokoll Osztályán keresztül továbbítandó.

A meghívókra azonnal, legkésőbb 1-2 napon belül válaszolni kell. Vezető beosztásúaknál a választ a titkárnő, illetve a protokollosztály továbbítja.

A rendezvényen szigorúan csak azok vehetnek részt, akik meghívót kaptak, ha pl. a meghívó a férjnek szól, nem vihet magával a feleségét. Ha a meghívó házaspárnak szól, s a feleség nem tud elmenni, a férj részvétele visszaigazolandó, a feleségé lemondandó.


MINTA 1

Meghívó

………………………………………………… részére

A PhotoLife Magazin meghívja Önt és kísérőjét a

megjelenésének tizedik évfordulója alkalmából tartandó fogadásra.

Időpont:

2015. december 12.

18.00-23.30

Helyszín:

Thália Színház

1065 Budapest, Nagymező utca 22-24.

Dress Code: Black Tie

R.S.V.P.

Nagy Mária 06 20 / 244 5564

MINTA 2

MEGHÍVÓ

Tisztelt …………………………!

Szeretettel meghívjuk Önt és partnerét

magazinunk megjelenésének tizedik évfordulója alkalmából adandó

 állófogadásra

2011. december 17-én, szombaton 18:00-23:30 óra között

az Operaházba

Budapest VI. kerület Andrássy út 22.

Dress code: black tie

Részvételét szíveskedjék telefonon visszaigazolni! R.S.V.P. 475 4283