2011. június 18., szombat

Meghívó

11/A Önnek szállodai protokollosként gyakran kell meghívót összeállítania, megszerkesztenie társasági, ill. hivatalos eseményekhez. Így a meghívókra vonatkozó illemszabályokat jól ismeri, és a gyakorlatban gördülékenyen alkalmazza azokat.
Határozza meg a meghívó fogalmát, és mutassa be tartalmi részeit!
Milyen módon történhet meghívás, és milyen nyelvi formulával?
Melyek a meghívó standard alaki formái?
Milyen anyagból készül általában a meghívó?
Mutassa be a meghívóra leggyakrabban felkerülő egyedi jelzéseket, és magyarázza meg őket!

Információtartalom vázlata
        A meghívó fogalmi meghatározása, tartalmi bemutatása
        A meghívás módozatai és nyelvi formulája
        A meghívó standard mérete, formája
        A meghívó anyaga
        A meghívóra felkerülő egyedi jelzések
_______________________________________________________________________
A meghívó a hivatalos, protokolláris meghívás szélesebb körben használt, általánosan elfogadott eszköze. A meghívás előfeltétele minden társasági összejövetelen vagy hivatalos alkalmakon való részvételnek.
A meghívás történhet:
                          - szóban: személyesen
                                         vagy telefonon;
                          - írásban levélben
                                        vagy meghívóval.
Magyarországon a társadalmi élet közvetlensége miatt nem szokás a magánéletben írásos meghívók küldése.
Otthon rendezett összejöveteleket rendszerint telefonon beszélünk meg, egyeztetünk, igazolunk vissza. Vonatkozik ez színházi vagy mozimeghívásokra, a hétvégi nyaralóba szóló meghívásra: gyakorlatilag a találkozás minden esetére.

A hivatalos életben az írásos meghívók rendszere a megszokott.
A meghívó a hivatalos, protokolláris meghívás szélesebb körben használt, általánosan elfogadott eszköze.

Tartalmaznia kell a meghívással kapcsolatos minden szükséges infromációt, vagyis:
  • a meghívó nevét és hivatalos rangját,
  • a meghívás tényét,
  • a meghívott nevét, esetleg rangját,
  • a meghívás alkalmát, indítékát,
  • a rendezvény jellegét,
  • a meghívás helyét és időpontjáz (időtartamát),
  • a részvétel visszajelzését vagy a lemondást lehetővé tévő utalásokat,
  • az öltözetre vonatkozó esetleges kívánalmakat,
  • egyéb hasznos információkat.
A részvétel visszajelzése, azaz a meghívás elfogadásának közlése kívánatos, ültetéses alkalmaknál kötelező. Ha a meghívott a meghívással nem tud élni, azt le kell mondani. Az ezt lehetővé tevő telefonszámot a megfelelő rövidítéssel a meghívó bal alsó sarkába nyomtatják.A bal alsó sarok nem kötelező, gyakran szerepel a jobb alsó sarokban is, attól függően, milyen egyéb rövidítések, jelzések vannak még a meghívó alján.
Kétféle szövege lehet:
  - mindenképpen igényelt visszajelzésnél "Választ kérünk" (V.K.):
  - ha pedig csak távolmaradás esetén igénylik a választ, akkor (zárójelben) írják a telefonszám fölé: "Csak akadályoztatás esetén".
A meghívón alkalmazott rövidítések (mint a névjegyen is) általában francia nyelvűek, de más nyelveken készült meghívókon használható a saját nyelv, illetve abból származó rövidítés. Bármilyen nyelvű meghívón alkalmazható azonban francia rövidítés, a félreértések elkerülése céljából. A leggyakrabban használt rövidítések a lemondásra:
magyarul: V.K. (Választ Kérünk)
franciául: R.S.V.P. (Kérem válaszoljon!)

A szóbeli meghívás és megbeszélés után küldött meghívó bal alsó sarkába szokás írni a "p.m." (pro memoria, emlékeztetőül) jelzést, ilyenkor, ha az R.S.V.P. a meghívóra van nyomtatva, ceruzával áthúzzák.

A meghívó formája nemzetközileg egységes: téglalap alakú, mérete kb. azonos a levelezőlapéval, vagy hosszítótt formátumú. Megkülönböztetünk egy- vagy kétlapos meghívót.
Az egylapos meghívónál az első oldalon áll a szöveg. A lap felső, középső részén, a szöveg fölött elhelyezhető a vállalat emblémája, diplomáciai meghívókon az ország címere, dombornyomással, vagy színes nyomással.
A kétlapos meghívónál az első oldalra nyomtatandó a címer, embléma, de üresen is hagyható. Kétnyelvű meghívónál a második és harmadik oldalon van a két szöveg.

A meghívó anyaga egyszerű sima, matt vagy fényes, jó minőségű kartonpapír.

A meghívó kitöltése kézzel történik, ez személyes és udvarias jelleget biztosít. A géppel való kitöltés bizonyos érdektelenséget hordoz magában, és éppen olyan helytelen, mint a név kiírésa helyett a puszta "Ön" használata. Ügyelni kell az olvashatóságra és lehetőleg a szép írásmódra. A nyomtatott meghívót sohasem írják alá!

A meghívó elküldése a társasági életben 2-3 héttel a meghívás időpontja előtt szokásos, a meghívót postán küldik.
Rövid ideig tartózkodó delegációnál érkezéskor, illetve az első hivatalos találkozáson (lehetőleg programegyeztetéskor) kell átadni a meghívókat. Magas beosztásúaknak, ha a meghívás nem szóbeli megállapodás alapján vagy delegációs programhoz kötődően történik, célszerű a meghívót még jóval korábban elküldeni, hiszen programja messze előre be lehet táblázva. Diplomatáknak a meghívó a Külügyminisztérium Protokoll Osztályán keresztül továbbítandó.

A meghívókra azonnal, legkésőbb 1-2 napon belül válaszolni kell. Vezető beosztásúaknál a választ a titkárnő, illetve a protokollosztály továbbítja.

A rendezvényen szigorúan csak azok vehetnek részt, akik meghívót kaptak, ha pl. a meghívó a férjnek szól, nem vihet magával a feleségét. Ha a meghívó házaspárnak szól, s a feleség nem tud elmenni, a férj részvétele visszaigazolandó, a feleségé lemondandó.


MINTA 1

Meghívó

………………………………………………… részére

A PhotoLife Magazin meghívja Önt és kísérőjét a
megjelenésének tizedik évfordulója alkalmából tartandó fogadásra.

Időpont:
2015. december 12.
18.00-23.30

Helyszín:
Thália Színház
1065 Budapest, Nagymező utca 22-24.

Dress Code: Black Tie

R.S.V.P.
Nagy Mária 06 20 / 244 5564



MINTA 2

MEGHÍVÓ

Tisztelt …………………………!

Szeretettel meghívjuk Önt és partnerét
magazinunk megjelenésének tizedik évfordulója alkalmából adandó
 állófogadásra
2011. december 17-én, szombaton 18:00-23:30 óra között
az Operaházba
Budapest VI. kerület Andrássy út 22.

Dress code: black tie


Részvételét szíveskedjék telefonon visszaigazolni! R.S.V.P. 475 4283




2 megjegyzés:

  1. Üdvözlöm!
    Kaptam az előző írásban sok hasznos információt,de lenne még pár kérdésem. Jó lenne látni fiktív nevekkel, címekkel egy mintát is. Tudom ez az eseménytől függ, de egy kis kapaszkodót tudna adni.
    Köszönöm, várom válaszát: Frey Mihályné

    VálaszTörlés
    Válaszok
    1. Kedves Frey Mihályné!
      Remélem, hogy ennyi idő elteltével is még hasznosnak fogja találni a mintákat!

      Törlés