Protokoll ügyintéző adminisztráció 1.tétel

1. Ön a munkahelyén az iroda kialakításáért felel. Tervezze meg az irodában milyen eszközök szükségesek ahhoz, hogy adminisztrációs munkáit pontosan elvégezze! A feladatot a tételhez kapcsolódó idegen nyelvű telefonos szituációval kell kiegészíteni!

Irodát úgy rendezünk be, hogy az az irattarozásnak megfeleljen, polcokon tároljuk az iratokat, mappákban, azokon belül genothermekben. Maga a tér kialakítása is legyen ergonomikus, úgy rendezzük be és alakítsuk ki az irodát, hogy abban kényelmesen lehessen dolgozni. A világításra, folyamatos szellőztetésre figyeljünk, olyan bútorokat (székek, asztalok) használjunk, amelyek ergonómiailag is megfelelnek számunkra.

(Ergonómia:  A munkafolyamatokkal, illetve ezeknek az ember számára gazdaságos és a legkisebb erőkifejtést igénylő kialakításával foglalkozó tudomány.)

Szoftver: Szoftvernek nevezzük a számítógépre írt programokat és az ezekhez mellékelt írásos dokumentációkat. A szoftvereket programozók készítik, szellemi termékek, kézzel nem megfoghatóak.

Hardver: A számítástechnikában hardvernek nevezzük magát a számítógépet és minden kézzel megfogható tartozékát, a számítógép elektromos és mechanikus alkatrészeit. A hardver eszközök fejlesztésével mérnökök foglalkoznak.

Perifériák: A számítógép adatbevitelére, adattárolására és adatkivitelér szolgáló külső vagy belső egység. Külső egységről akkor beszélünk, ha az a számítógép rendszerdobozán kívül helyezkedik el, míg belső egységről akkor, ha az a számítógép rendszerdobozában található. Az adatáramlás iránya szempontjából megkülönböztetünk bemeneti és kimeneti perifériákat.

Bemeneti perifériák: egér, billentyűzet, videó kamera, digitális fényképező gép, mikrofon, webkamera

Kimeneti perifériák: videókártya, nyomtató, monitor

Ki- és bemeneti eszköz: érintőképernyő

Irodaberendezéshez szükséges eszközök: telefonvonal vagy kábel, internet, laptop, notebook, telefon, faxgép, scanner, fénymásoló, hőkötő, spirálozó, vágó, iratmegsemmisítő

Szoftverek:

Saját készítésű szoftvert is használhatunk, ha a cég igényli, ezeket szakmaspecifikus szoftvernek nevezzük. Számtalan fajtája van, ilyen például a Fidelio, amelyet kifejezetten a vendéglátásban alkalmaznak.

Szövegszerkesztő alkalmazás (Microsoft Word): Lehetővé teszi fejléces, cégpapíros levelek készítését. A rendezvényszervezésben programokat, forgatókönyvet csinálhatunk a segítségével.

Táblázatkezelő alkalmazás (Microsoft Excel): Statisztikák, diagramok, elő-és utókalkulációk készíthetőek vele.

Adatbázis-kezelő program ( Microsoft Access): Segítségével tárolhatjuk az ügyfelek adatait, a különböző utakra, szolgáltatásokra vonatkozó információkat.

Megfelelően elrendezett bútorzat a fény és a közlekedés figyelembevételével:

Íróasztal esetlegesen pulttal

Állítható magasságú ergonomikus szék, amely igény esetén lehet gurulós

Irattároló polc(ok), iratrendezők

Írószerek és mechanikus készülékek:

Gémkapocs, tűzőgép, egyéb írószerek (toll, ceruza, sorkiemelő, vonalzó, papír, boríték stb.)

Fűző készülék, vagy gyors fűző sin

Papírvágó készülék

Egyéb berendezések:

Telefonkészülék (igény esetén vezeték nélküli megoldással, telefonszám kijelzéssel)

Légkondicionáló berendezés (energiatakarékosság szempontjából az inverteres készülék ajánlott)

Valamilyen árnyékolástechnikai berendezés (függöny, reluxa, redőny)