Protokoll ügyintéző adminisztráció 15.tétel

15. A vendégfogadó pultnál az egyik vendég jelzi Önnek, hogy elvesztette az értékeit, de nem tudja pontosan, hogy hol. Azt kéri Öntől, vegyék jegyzőkönyvbe. Vegyen fel jegyzőkönyvet, és ismertesse a jegyzőkönyv nélkülözhetetlen elemeit! A feladatot a tételhez kapcsolódó idegen nyelvű telefonos szituációval kell kiegészíteni!

Jegyzőkönyv:
A jegyzőkönyv egy hivatalos levél. Feladata, hogy az eseményeket valósághűen, írásban rögzítse. Legfontosabb a pontosság, jegyzőkönyvezető és hitelesítők (ált.2) mindig kellenek. Postai úton mindenkinek ki kell küldeni, vagy betekintési jogot adni. Törvény előtt bizonyító okiratként funkcionálhat.

Bírósági vagy egyéb hivatalos eljárások jogi alapjául szolgálhat

Társadalmi, gazdasági, hivatali élet adminisztrációjában jelentős szerepe van

  Gyűléseken, üléseken… elhangzott kijelentések, viták… írásbeli rögzítse meghatározott formában

 Elkészülte után felolvassák a résztvevők előtt és ennek megtörtnéjét bizonyításul két megbízott személlyel aláíratják= HITELESÍTÉS

Jegyzőkönyv fajtái:

Kihallgatási v. bírósági v. rendőrségi

Esemény jegyzőkönyv: személyről, balesetről, egyéb fontos következményekkel járó eseményekről

Tanácskozási v. lefolyási jegyzőkönyv: a felszólalók nevének megjelölésével mindent sorrendben rögzítünk

A jegyzőkönyv a törvény előtt bizonyító erejű okirat. Gyűléseken, üléseken, tanácskozásokon, tárgyalásokon elhangzott kijelentések, viták, események, határozatok írásbeli rögzítése meghatározott formában. Elkészítése után általában felolvassák a résztvevők előtt, és ennek megtörténtét bizonyításul két megbízott (erre felkért) személlyel aláíratják, hitelesítik. Az ismétlődő témájú (pl. baleseti) jegyzőkönyvekre formanyomtatványt is alkalmazhatnak. Fajtái:

§        Kihallgatási jegyzőkönyv: Bírósági, rendőrségi kihallgatásokról, vallomásokról felvett jegyzőkönyv. Jelen időben, egyes szám első személyben íródik.

§        Eseményjegyzőkönyv: Szemléről, balesetről, egyéb fontos, következményekkel járó eseményekről vesszük fel. A pillanatnyi helyzet hiteles írásbeli leírása a későbbiekben bizonyításul szolgál.

§        Tanácskozási vagy lefolyásjegyzőkönyv: A felszólalók nevének megjelölésével mindent sorrendben rögzítünk. Általában gyorsírással jegyzeteljük, és a kívánalmaknak megfelelően teljes vagy rövidített formában gépeljük. Múlt időben és 3. személyben kell írni. A felszólalók mondanivalóját át kell fogalmazni, ún. jegyzőkönyvi kifejezéseket kell alkalmazni, pl.: indítványozta, javasolta, tájékoztatta, ismertette, vázolta stb.

A tömörített jegyzőkönyvben a lényegesnek tartott mondanivalót gépeljük be, nyelvhibák nélkül, de a felszólalók egyéni stílusának megtartásával.

A kivonatos jegyzőkönyvben a lényeges mondanivalót rögzítjük, a felszólalásokat átfogalmazzuk. A felszólalók az igéket E/1 használatával; többes számban a hiv. megbízójuk véleményét közvetítik az értekezleten.

Részei:

1. Bevezetés/ fejrész

v   Felvétel helye, ideje

v   Szervezet neve, címe

v   Jelenlévők

v   Tárgymegjelölés

v   Jegyzőkönyvvezető neve (az idegenvezető)

2. tárgyalás/ főrész

v   Előadás,

v   Vitaindító,

v   Beszámoló,

v   Tájékoztató,

v   Felszólalások,

v   Javaslatok

3. Befejezés/ zárórész

v   határozatok

v   utalás a keltezésre („kelt mint fent”)

v   aláírások – hitelesítés

Tartalma:

·        Fejrész:

o      Felvétel helye, ideje

o      Szervezet neve, címe

o      Jelenlévők (6-8 főig jelenléti ívben, utána mellékletként)

o      Tárgy

o      Jegyzőkönyvvezető neve

·        Főrész:

o      Esemény leírása (hol történt, mi történt pontosan és mikor történt). A leírás lehet szó szerinti vagy kivonatos ( ilyen esetben a szó szerinti jegyzőkönyv hasznosabb, mert minden részlet le van írva). Leírjuk a rendezvény pozíciószámát is.

·        Zárórész:

o      Utalás a keltezésre (K.m.f. – Kelt, mint fent). A keltezést már a bevezetésben leírtuk, nem szükséges megismételni.

o      Aláírások (jegyzőkönyvvezető, tanúk, károsult)