Rendezvényszervezés 6.tétel

6/A Jó nevű és hírű 5 csillagos szálloda saját hatáskörben minden évben évadzáró fogadást tart. Meghívott vendégeinek száma 300. A hotel szállodalánchoz tartozik. Tegyen javaslatot a meghívottakra, készítse el számítógépen az évadzáró fogadás meghívóját, ügyeljen a tartalomra és formára! Határozza meg azt az időpontot, amikor kiküldi a meghívókat! Állítsa össze az évadzáró fogadás desszertválasztékát! Egy vagy több termet foglalna le a fogadás céljára? Indokolja meg válaszát! Tegyen javaslatot teremdekorációra! Mely területekre és összesen hány fős személyzetet javasol a rendezvény idejére?

Információtartalom vázlata

–                 Javaslat meghívottakra

–                 Évadzáró fogadás meghívójának tartalma, formája

–                 Meghívók kiküldésének időpontja

–                 Évadzáró fogadás desszertválasztékának összeállítása

–                 Évadzáró fogadásra teremjavaslat – indoklással

–                 Javaslat teremdekorációra

–                 A rendezvény személyzetszükséglete (területek, létszám)

_____________________________________________________________________________

Partnereket hívunk meg, mert egész évben ők szállították nekünk a vendégeket. Ezzel megköszönjük munkájukat.

Meghívó formai követelményei: e-mailben és postán küldjük el a nyomtatott meghívót.

Meghívó tartalma:

• A Meghívó szó nagy kezdőbetűvel
• Meghívó neve ( ez esetben a szálloda neve)
• Meghívott neve
• Időpont
• Esetleg időtartam
• Helyszín
• Milyen alkalomból hívjuk meg (ez esetben évadzáró fogadás)
• Visszajelzés: R.S.V.P. (név és elérhetőség)
• Hozhat-e kísérőt
• Dress code ( ez esetben max. black tie)
• A programról egy-két szót
• Parkolási lehetőség

A meghívó kiküldésének időpontja: 3 esetleg 4 héttel a rendezvény előtt

Desszertválaszték:

Tudnunk kell a rendezvény időpontját, azt, hogy milyen évszak, szezon van. Fontos, hogy magyaros süteményeket válasszunk.

300 főre 8-9 féle desszert és 5-6 féle gyümölcs szükséges

Gondoljunk az allergiásokra, érzékenyekre, legyen tejmentes vagy legalábbis laktóz mentes sütemény és olyan sütemény, ami nem tartalmaz diót, mogyorót.

Érdemes nyáron könnyű, habokat és krémeket kínálnunk, télen pedig nehezebb krémeket, süteményeket.

Teremjavaslat:

300 fő ültetéses fogadásnál 1 terem nem lesz elég, inkább 2 teremre lesz szükség. Vendégeként 1,5 négyzetméter a megfelelő hely. Fontos, hogy megfelelő legyen a szellőztetés. 

Büfészerviz legyen: fontos, hogy ugyanazon étel több asztalon is megtalálható legyen.

Teremdekoráció:

A teremdekoráció függ az alkalomtól. Egy-két virágkompozíció legyen csak, a világítással ki lehet emelni a dekorációt.

Személyzet:

·        hostess-ek a regisztrációhoz, a ruhatárhoz és az ajándékosztáshoz (10 fő)

·        technikai személyzet (2-3 fő)

·        konyhai dolgozók: 5-6 szakács és 4-5 kézilány

·        Pincérek ( 10-15 fő)