Rendezvényszervezés 7.tétel

7/A Rendezvényszervezőként, a fogorvosok hazai szervezetének vezető testülete megbízásából háromnapos tanácskozást rendezett. A résztvevők – 270 fő belföldi fogorvos – egyéni jelentkezők és cégek küldöttei voltak. A tanácskozás helyszíne a budapesti HH Europa Congress Center volt, a 180 szállást igénylő résztvevő is itt nyert elhelyezést. A nyitó fogadáson valamennyi résztvevő megjelent. A rendezvény külső közreműködői hibátlan munkát végeztek: meghívók, kitűzők, nyomtatott tájékoztató anyag készítése, teremdíszítés stb. Valamennyi meghívott kapott ajándékcsomagot. Részletezze a tanácskozás befejezését követő utómunkálatokat, ezen belül ismertesse a számlákkal kapcsolatos feladatokat! Tájékoztasson az utókalkuláció végzésének idejéről! Ismertesse a HH Europa Congress Centerrel való elszámolás módját! Mikor számol el a megbízóval? Mit jelent a follow up tevékenység? Mit tartalmaz egy follow up levél? Ki vagy kik írják alá a follow up levelet? Ismertesse a zárójelentés célját! Mikor ér véget egy rendezvény, mikor tekinthető lezártnak?

Utómunkák:

• Rendrakás: A rendrakás a vendégek távozásával kezdődik. A dolgozók feladata a terem visszaállítása eredeti állapotába, az eszközök csoportosítása, elrakása. A rend kialakítása különösen fontos házon kívüli rendezvények esetén. A helyszínt jegyzőkönyvvel adjuk át az ottani felelős vezetőnek.
• Pénzügyi utómunkák: A számlák kiegyenlítése. A beérkező számlákat összehasonlítjuk a megrendelt szolgáltatásokkal, ill. a visszaigazolásokkal. Ha mindent rendben találtunk, akkor jóvá hagyjuk a számlák kiegyenlítését. Kiállítjuk a megbízó felé és a számlát és nyomon követjük annak beérkezését. A számla kiállításával a megrendelővel számolunk el tételesen. A számlát az azzal megbízott személy, az előzetes megbeszélés alapján készíti el. A megrendelőnek mindig lehetőséget kell biztosítani arra, hogy a számlát tételesen ellenőrizhesse. Ezután következik  Elkészítjuk az utókalkulációt.
• Komplett értékelés készítése a rendezvényről. Ebben szerepel minden, ami a rendezvénnyel kapcsolatos, a rendezől pozitív és negatív tapasztalatai, a vendégek észrevételei és az esetleges észrevételek, javaslatok.
• A rendezvényik után a megrendelőhöz eljuttathatunk egy kérdőívet, melyben a rendezvénnyel kapcsolatos kérdéseket teszünk fel. A kitöltött kérdőívből megismerhetjük a vendégek észrevételeit, javaslatait, elégedettségét, panaszait. Zárt kérdések formájában célszerű 3-4 alternatívát adni a válaszadásra, nyílt kérdés formájában pedig lehetőséget adunk a témakör bővebb kifejtésére.
• Munkatársaink részvételét mindig köszönjük meg!
• Elrendezzük az esetleges vitákat.
• Fotó és videóanyag eljutattása a megrendelőhöz, ha azt kért és készült.
• Kérjünk referenciát, ha elégedettek voltak munkákkal!

Számlákkal kapcsolatos feladatok ismertetése:

A beérkező számlákat összehasonlítjuk a megrendelt szolgáltatásokkal, illetve a visszaigazolásokkal. Ha mindent rendben találtunk, akkor jóváhagyjuk a számlák kiegyenlítését. Kiállítjuk a megbízó felé a számlát és nyomon követjük annak a beérkezését. Elkészítjük az utókalkulációt  tervezett költségvetés és a tényleges kiadások összehasonlítása).

Utókalkuláció készítésének ideje:

Az elszámolás végén készítjük el az utókalkulációt.

A megbízóval való elszámolás ideje: A rendezvény lebonyolítása után. Miután a számlák beérkeztek kiszámítjuk a maradék összeget.

Follow up levél aláírói: a rendezvényszervező cég vezetője és a szervező

Tartalma: Örülünk, hogy részt vett a rendezvényen. Felhívjuk a figyelmét az esetleges akcióinkra. Engedélyt kérünk hírlevél küldésre.

Zárójelentés (rendezvényértékelés) célja: Értékeljük a rendezvényt és leírjuk az esetleges tanulságokat, észrevételeket a rendezvénnyel kapcsolatban.

Rendezvény lezárásának időpontja: Miután az esetleges vitákat lerendeztük, a számlákat kiegyenlítettük. A teljes dokumentációt lezártuk.