Rendezvényszervezés 8.tétel

8/A Hazai idegenforgalmi szövetség egynapos konferenciát szervez. Téma: viszonteladók késedelmes fizetése vagy fizetésképtelensége touroperátorok felé. A rendezvény alatt előadásokra, hozzászólásokra, javaslattételekre kerül sor. Meghívottak: a legnagyobb vagyoni biztosítékot letevő 15 touroperátor és 35 viszonteladó vezetője, valamint 3 fő jogalkotó, összesen 53 fő. Ön szerint ez a rendezvény megfelel a konferencia kritériumának? Indokolja meg válaszát! Hány m² körüli és milyen kialakítású üléstermet javasol? Milyen technikai berendezések szükségesek a rendezvény lebonyolításához? Indokolja meg válaszait, majd kérjen árajánlatot írásban teremre, technikai berendezésekre! Két kávé és egy ebédszünet figyelembevételével sorolja fel az előkalkuláció összetevőit!

Információtartalom vázlata

–                 A konferencia fogalma, jellemzői

–                 Javaslat ülésterem nagyságára, kialakítására és technikai berendezéseire

–                 Árajánlatkérés teremre és technikai berendezésekre

–                 Előkalkuláció összetevőinek felsorolása

________________________________________________________________________________

Konferencia: Előre meghatározott napirend és program szerint zajló általában problémamegoldó ülés. A hallgatóság kérdezhet, kritizálhat vagy vitatkozhat. Ezek a kongresszusoknál kisebb létszámú ülések, kevesebb téma megtárgyalására irányulnak. Nem túl hosszú időtartamban.

Javaslat ülésteremre:

• Elvileg 40 négyzetméterre beférne az 53 fő, de azért, hogy ne legyen túl zsúfolt terem legyen inkább 50 négyzetméteres.
• Széksoros elrendezés legyen, lehetőleg konferenciaszékekkel, hogy a résztvevők tudjanak jegyzetelni.
• Esetleg az előadók számára elhelyezhetünk egy elnökségi emelvényt és azon 3 asztalt. Az elnökségi emelvény 2 méterre legyen az első sortól.
• Technika: hangosítás, mikrofon, laptop, projektor, asztali és hordozható mikrofon. A hordozható mikrofonokat a hostess-ek viszik a hozzászólókhoz. Az asztali mikrofonokat az elnöki asztalon helyezzük el.
• Télen figyeljünk a fűtésre, nyáron a légkondira.
• A dekoráció minimális legyen, az elnöki asztalon helyezzünk el egy-két virágkompozíciót.
• Legyen elegendő fény.