Viselkedési szabályok:
Az üzleti életben is (mint ahogy az élet minden területén) nagyon fontos, hogy hogyan viselkedünk. Megjelenésünkkel, fellépésünkkel, viselkedésünkkel nem csak saját magunkat, hanem az általunk képviselt céget is bemutatjuk. Fontos odafigyelni azonban:
· Köszönés: jelentős szereppel bír az üzleti életben. A napszakoknak megfelelően köszönünk. Az illemszabályok szerint az alárendelt köszön először (férfi a nőnek, fiatal az idősnek, alacsonyabb beosztású a magasabb rangúnak, belépő a bent lévőnek)
· Kézfogás: a fölérendelt nyújtja először a kezét. A felajánlott kézfogást el nem fogadni sértés.
· Névjegykártya: az alárendelt kezdeményezi az átadást a fölérendelt felé. A névjegykártyát mindig el kell olvasni, amikor átvesszük.
· Vallási, etnikai különbségek: minden esetben tiszteletben kell tartani az effajta különbségeket, akkor is, ha nem külföldi személlyel találkozunk. Ha számunkra ismeretlen helyről érkezik a másik fél, ajánlott tájékozódni az ottani szokásokról.
· Pontosság: általa fejezzük ki a partner iránti tiszteletünket, valamint saját magunk megbízhatóságát. A pontosság minden társasági kapcsolatban a megbecsülést jelképezi. Fontos azonban tudni, hogy néhány országban sokkal szabadabban veszik a pontossággal kapcsolatos kérdéseket.
· Megjelenés: visszafogottan, elegánsan öltözködjünk. Az üzleti életben kosztüm (vagy blúz + szoknya/nadrág), illetve öltöny az elfogadott. Öltözetünket díszíthetjük ékszerekkel, de fontos, hogy ne legyen túl hivalkodó.
· Ajándék: előfordulhat, hogy ajándékozásra kerül sor. Ne legyen személyes jellege (ruhát sose). Adhatunk díszdobozos italt, tollat, cég által felcímkézett ajándékot. Külföldi vendég esetén igyekezzünk magyar ajándékot beszerezni.
· Tabu-témák: politika, vallás, szexualitás, család és családi állapot(ismeretlen esetében), anyagi helyzet, harmadik félről tett megjegyzések
Előkészítés (Lépésről-lépésre gondoljuk át teendőinket):
· Tárgyalási időpont meghatározása
· Kapcsolódó anyagok, dokumentumok összegyűjtése
· Tárgyalóterem lefoglalása
· Értesítés kiküldése a tárgyalásról (1-2 héttel előbb)
· Vendéglátás megszervezése (biztosítsunk ásványvizet és üdítőitalt)
· Porta, titkárnő értesítése a tárgyalásról
A sikeres tárgyalásnak három titka van:
· Alapos felkészülés (tárgyalás előkészítése, célok tisztázása, szükséges információk beszerzése)
· Szaktudás
· Ösztönös megérzés
A tárgyalásnak új lendületet adhatunk:
· összegzéssel
· helyzet tisztázásával
· a megegyezés hangsúlyozásával
· nyíltsággal
· humorral (vigyázni kell vele!)
Tárgyalás előkészítése:
A tárgyalás előkészítése során el kell készítsük a tárgyalási tervünket. Ebben a tervben kerül meghatározásra, hogy melyek azok a témák, amelyeket a tárgyalás során meg akarunk vitatni. Az egyes problémákkal kapcsolatos célok meghatározását követően a rendelkezésre álló idő, a partner ismerete alapján- el kell döntenünk, milyen stratégiát követünk a tárgyalás folyamán és a stratégia alapján fel kell állítani a célok elérését legjobban támogató célrendszert.
Témák meghatározása, információgyűjtés:
A tárgyalás előkészítésének első lépéseként meg kell határozni azokat a témákat, amelyekről egyeztetni kívánunk. Az egyes témáknál tisztáznunk kell a kiindulási helyzetet, azaz, hogy mi történt, hogyan jelenik meg a probléma, kiket érint, stb. Ebben a részben lényegre törően és tényszerűen össze kell foglalnunk a történteket, a történések okait, valamint hatásait. Ezt követen kell meghatároznunk, hogy mit tartunk sérelmesnek, megváltoztatandónak az ügyben és miért.
A tárgyalás előkészítésének ezen fázisában feladatunk a megvitatandó témákhoz kötődő információk összegyűjtése. Például meg kell tudnunk, hogy kinek jó, hogy létezik az adott probléma (ellenérdekeltek), próbálták-e már mások megoldani a problémát, ha igen miért nem sikerült nekik, hasonló problémát mások oldottak-e meg már sikeresen, kik segíthetnének a legkönnyebben a probléma megoldásában, hogyan lehetne szövetségeseket szereznünk a megoldáshoz stb.
A megszerzett információk csoportosítása és értékelése után tudjuk meghatározni különböző szempontok alapján a tárgyalandó témák sorrendjét.
Célmeghatározás:
A tárgyalások célja nem más, mint az eredendően meglévő konfliktusok feloldása, hiszen, ha nincs konfliktus, érdekellentét, akkor nincs miről tárgyalni. Ennek az ellentétnek a megléte miatt a tárgyalás talán az a formája a kommunikációnak, amely leginkább próbára teszi a résztvevők képességeit.
A felkészülés során feladatunk tisztázni, hogy mi a célunk, mit is akarunk elérni, mi az a megoldási mód, amit elfogadhatónak tartunk, másképpen fogalmazva mikor tekintjük a problémánkat megoldottnak. A pontos célmeghatározás a sikeres tárgyalás alapköve. Ahhoz, hogy később egyértelműen el tudjuk dönteni, elértük-e amit akartunk konkrét, mérhető célokat kell meghatároznunk.
A célunk megfogalmazásánál meg kell határozni az optimális célt (azt amikor minden elképzelésünk teljesül) és a minimum célt (azt amit még végső alkuként el tudunk fogadni megoldásnak). A kétfajta cél között lévő különbség adja a tárgyalóknak azt a mozgásteret, amit a tárgyalás során felmerülő alkuban használhatnak. Ezeknek a kérdéseknek a tisztázása adja meg a tárgyalásban résztvevők felhatalmazását (mandátumát).
Itt tudjunk meghatározni, hogy az elvárásainknak melyek azok a részei, amelyeket követelni (ami jog szerint megillet bennünket) és melyek azok, amelyeket kérni tudunk. A célokat, a követeléseket és kéréseket a rendelkezésre álló információk alapján tudjuk alátámasztani a megoldás eléréshez szükséges érvekkel, érvrendszerrel. Az érvelés pontos meghatározásához azonban ismernünk kell a tárgyalási stratégiánkat.
Itt tudjunk meghatározni, hogy az elvárásainknak melyek azok a részei, amelyeket követelni (ami jog szerint megillet bennünket) és melyek azok, amelyeket kérni tudunk. A célokat, a követeléseket és kéréseket a rendelkezésre álló információk alapján tudjuk alátámasztani a megoldás eléréshez szükséges érvekkel, érvrendszerrel. Az érvelés pontos meghatározásához azonban ismernünk kell a tárgyalási stratégiánkat.
A tárgyalás:
A tárgyalás során kell elérnünk, hogy a kezdetben meglévő szembenállás, a talán egymásnak ellentmondó elvárások ellenére sikerüljön közös megoldást találni a partnerünkkel. Ehhez a folyamathoz szükséges a másik fél bizalmának elnyerése, amihez követnünk kell a tárgyalások lépéseit.
Bevezetés, légkör kialakítása:
A tárgyalás bevezetése magában foglalja a benyomáskeltést és a benyomásszerzést. Itt dől el, milyen lesz a tárgyalás légköre (feszült, baráti, merev, kreatív, nyugodt, indulatos, stb.), ki lesz a dominánsabb a tárgyalás mente során és milyen lesz a tárgyalás ritmusa. A tárgyalás kezdetén a későbbi eredmények érdekében munkálkodjunk a közös alapok és a bizalom építésén. A kezdeti semleges bevezető beszélgetést követően indítsunk olyan pozitív megközelítéssel, ami kivívja minden fél azonnali egyetértését. A bizalom elnyerésére a tárgyalás kezdetén fontos kiemelni a megegyezés fontosságát, a közös megoldás keresését. Ezzel rá tudjuk venni a tárgyalókat, hogy az energiájukat és alkotó készségüket a megoldás keresésére fordítsák, hogy olyan megoldásokat kutassanak, amelyek minden érintett igényeinek megfelelnek. Ha a közös célokra és nem az eltérő módszerekre fektetjük a hangsúlyt, akkor megteremthető a nyer-nyer tárgyalás alapja. Sokan megsértik a bizalomépítés szabályát és a probléma meghatározása és a közös célok megfogalmazása helyett úgy kezd neki a tárgyalásnak, hogy megfogalmazzák a saját megoldásukat. Ha ez a megoldás nem kedvező a másik fél számára, akkor már a tárgyalás elején nyerő-vesztő helyzetbe kényszerítik a tárgyalópartnereiket.
A lebonyolítási szakasz:
A "bemelegítő" lépések, a légkör kialakítása után, a tárgyalás menetének kölcsönös elfogadását követően kezdődik meg az előkészítésben meghatározott pontok tételes megvitatása, vagyis a tárgyalás lényegi része. Ekkor kell felvetni azokat a témákat, amelyeket a tárgyalást megelőző tervezés alatt meghatároztunk. Ez a gyakorlatban nem jelent mást, mint hogy ismertessük a tárgyalási tervünk főbb pontjait címszavakban. Ezzel lehetőséget adunk a partnerünknek is, hogy átlássa a tárgyalás teljes menetét. Az egyes konkrét problémák felvetése után ismertetni kell a tényeket, a véleményeket, az esetleges sérelmeket, valamint a megoldással kapcsolatos célunkat. Mindezt úgy kell megtennünk, hogy közben sor kerüljön a kölcsönönös információgyűjtésre a témákat illetően. Ezt a szakaszt követi -a rendelkezésre álló információk alapján- a megoldást célzó ajánlatok megtétele. Az ajánlatok ismertetése után következik az alku, ahol mindkét fél a saját felhatalmazása (mandátuma) keretein belül alkudhat a közösen meghatározott célok elérése érdekében. Az alku eredményeként születik meg a megállapodás, amelyet mindkét fél a maga számára kötelezőnek vall. Ha egy tárgyalás alatt több témát kell megbeszélnünk, akkor ezek a lépések témánként ismétlődnek, amíg mindegyiken végig nem érnünk.
A tárgyalás lezárása, befejezése:
Ebben a szakaszban a tárgyalófelek összefoglalják a tárgyalás eredményeit, amennyiben a tárgyalás eredménytelen, úgy ennek okait és tisztázzák a megismétlés, vagy a folytatás feltételeit és körülményeit (hely, időpont, résztvevők, stb.). Legkésőbb ebben a szakaszban célszerű a megállapodásokat írásban rögzíteni (emlékeztető, jegyzőkönyv, megállapodás, szerződés) és minden, a tárgyalásban résztvevő fél aláírásával hitelesítetni a később esetleges viták elkerülése érdekében. A tartalmi rész lezárása után ki kell fejezzük a tárgyaló partner tárgyalási és együttműködési készségét és a megoldásért folytatott erőfeszítésüket. Ezt követően már nem marad más, mint az elköszönés.
Utóélet:
A tárgyalást követően a tárgyalócsoportoknak vissza kell térniük az őket megbízó csoporthoz, és be kell számolniuk a tárgyalás eredményéről és menetéről. Továbbá értékelni kell a tárgyalási tervünkbe megfogalmazottak teljesülését, a tárgyalócsoport tagjainak munkáját, a siker és az esetleges kudarc okait. Ezután nem marad más, mint a megállapodások teljesítése.
A tárgyalás döntő tényezői:
1. Befolyás/hatalom
2. Bizalom
3. Idő
4. Információ
5. Cél
6. Érdekeltség
Szerződés:
A szerződés két vagy több személy kölcsönös és egybehangzó, joghatás kiváltására irányuló akaratnyilatkozata; olyan ígéret vagy megállapodás, amit a jog elismer és akár kényszerítheti is a betartását. A szerződések alapvető feltételei a fejlett gazdasági életnek. A szerződés tartalmát a felek szabadon állapítják meg. A szerződések lehetnek egyoldalú kötelmek, két oldalú és többoldalú kötelmek. Egyoldalú szerződés esetén csak az egyik fél tartozik szolgáltatással, ilyenek jellemzően az ingyenes szerződések. Kétoldalú kötelmek esetén jellemző, de nem szükségszerű a visszterhesség. Az egymással egyenértékű szolgáltatásokat tartalmazó szerződéseket szünallagmatikus kötelmeknek nevezzük. A felek szerződési szabadságából következik, hogy ettől szabadon eltérhetnek. Ennek egyetlen korlátja van, a feltűnő értékaránytalanságra alapított megtámadhatósági ok.Mivel megtámadhatósági okról van szó, ez sem eredményezi a szerződés érvénytelenségét, csak a bírói út igénybevételét teszi lehetővé.
A szerződés alapelemei:
- a szerződés alanyai
- a szerződési akarat
- a szerződés tárgya és tartalma
- a szolgáltatás
Szerződéskötés: Történhet szóban vagy írásban. Legbiztosabb az írásbeli szerződés.
Szerződésfajták:
- Adásvételi szerződés
- Vállalkozási szerződés
- Megbízási szerződés
Nincsenek megjegyzések:
Megjegyzés küldése