Rendezvényszervezés 2.tétel

2/A Kolléganője hosszabb időre elutazik, és Önnek kell folytatni a „Pályaválasztási konferencia” rendezvény ráeső feladatait. Az anyag dossziéban, rendszerezve található. Milyen módjai és eszközei vannak egy rendezvény nyilvántartásának? Miből, honnan tudja megállapítani egy Ön számára ismeretlen anyagból, hogy melyik munkafolyamat következik?

Kiderült, hogy következő lépésként még néhány szolgáltatást és árat kell egyeztetnie. Mikor kerülhet sor a megbízóval való szerződéskötésre? Ismertesse a rendezvényszervezés munkafolyamatainak sorrendiségét, a feladatlista és a forgatókönyv szerepét, majd ismertesse részletesen a megbízóval kötendő szerződés elemeit!

Információtartalom vázlata

–      Rendezvény nyilvántartásának módja és eszközei

–      Rendezvényszervezés munkafolyamatai, azok sorrendje

–      Feladatlista és forgatókönyv szerepe, jelentősége

–      Megbízóval kötendő szerződés elemei

__________________________________________________________________________

Rendezvény nyilvántartásának módja: kézi vagy gépi
Eszközei:

·        Szövegszerkesztő program (Microsoft Word): Levelek, programok megírásához használjuk. Lehetővé teszi fejléces, cégpapíros levelek készítését.

·       Táblázatkezelő alkalmazás (Microsoft Excel) : elő- és utókalkulációk, statisztikák, diagrammok készítéshez használjuk.

·        Adatbázis kezelő program (Microsoft Access): Segítségével tárolhatjuk az ügyfelek adatait, a különböző utakra, szolgáltatásokra vonatkozó információkat. Rendezvények nyilvántartására is használhatjuk.

·        HostWare WinREN: rendezvény-nyilvántartó rendszer. Szakmaspecifikus program.

HostWare WinREN funkciói:

• Konferenciatermek foglaltságát jelzi
• Összesíti a rendezvényekkel kapcsolatos költségeket
• Statisztikát lehet vele készíteni
• Rendezvény-naptárat tartalmaz: napi, heti, havi rendezvényösszesítőt

Rendezvényszervezés folyamata:

1. Tervezés:
• Információgyűjtés: mi a rendezvény célja, mikor és hol lesz megtartva, ki a célközönség, korábbi években milyen rendezvényei voltak a megrendelőnek, vannak-e a rendezvénybe kötelezően beépítendő elemek.
• Információ feldolgozása
• Briefing elkészítése: A tervezett rendezvénnyel kapcsolatos adatok, elvárások, célok kerülnek bele. A jó briefing könnyen áttekinthető, egyértelmű, a tömör elképzelést tartalmazza. Maximum 2 oldal lehet. Fontos, hogy szakmai zsargonoktól mentes, pozitív felfogású és vendég-centrikus legyen.  Mindig ellenőrzött információkon alapuljon.
• Prezentáció: Az ajánlat, briefing személyes bemutatása.
• Részletes koncepció kidolgozása
•   Költségterv: Fontos, hogy átlátható, érthető legyen.
•   Ütemterv: Nagy vonalakban tartalmazza a rendezvény előkészítésétől az utómunkálatok befejezéséig terjedő időszak feladatainak ütemezését. (feladatlista) Az összes tennivalót, az elvégzésére biztosított időt és a felelősök nevét tartalmazza. Fontos, hogy átlátható és érthető legyen.
•      Szerződéskötés

II. Előkészítés és szervezés

• Bejárjuk a rendezvényhelyszínt, megmutatjuk a megrendelőnek.
• A kötelező elemekről tudjuk meg, hogy mennyi ideig tartanak, milyen technika szükséges hozzájuk.
• közreműködők névsorának és feladatának megtervezése
• megrendelések, megbízási szerződések, látványterv, helyszínrajz elkészítése
• végleges költségvetés, részletes forgatókönyv elkészítése (Forgatókönyv: a rendezvény lebonyolításának részletes logisztikai ütemterve. Fontos, hogy jól áttekinthető, pontos és érthető legyen. Minden logisztikailag fontos eseményre ki kell térjen. Minden egyes pontját szerződések garantálják.)

III.  Kivitelezés

1.      Építési szakasz:

·        Kezdete: amikor a rendezvény helyszínét birtokba vettük. Ha van rá lehetőség, akkor tartunk egy főpróbát.

·        Technikai próba (gondoskodni kell tartalék technikáról)

·        A rendezvény kezdete előtt fél órával végigjárjuk a közönségforgalmi útvonalat (mosdók tisztasága, ruhatár és  regisztrációs pult ellenőrzése, , kivannak-e téve az irányítótáblák, közreműködök öltözete rendben van-e)

2.      Lebonyolítási szakasz:

·        Oda kell figyelni a vendégekre,főként a VIP-vendégekre, az előadókra, a személyzetre, klímára, hangerőre, berendezésekre

·        Figyeljük a vendégek elégedettségét, meg is kérdezhetjük, hogy elégedettek-e

·        A vendéglátást folyamatosan ellenőrizni kell. Ellenőrizzük a felszolgált ételek, italok minőségét

·        Regisztrációs pultnál végig legyenek hostess-ek, figyelni kell a vendégek távázására, megkapják a nekik szánt ajándékot távozáskor

·        A protokolláris rendezvényeken oda kell figyelni a protokoll szabályokra.

3.      Bontási szakasz:

·        Visszaállítunk mindent az eredeti állapotába. Gondoskodunk a takarításról, esetleges javításokról. A helyszínt jegyzőkönyvvel adjuk át az ottani felelős vezetőnek.

4.      Utómunkák:

• Rendrakás: A rendrakás a vendégek távozásával kezdődik. A dolgozók feladata a terem visszaállítása eredeti állapotába, az eszközök csoportosítása, elrakása. A rend kialakítása különösen fontos házon kívüli rendezvények esetén. A helyszínt jegyzőkönyvvel adjuk át az ottani felelős vezetőnek.
• Pénzügyi utómunkák: A számlák kiegyenlítése. A beérkező számlákat összehasonlítjuk a megrendelt szolgáltatásokkal, ill. a visszaigazolásokkal. Ha mindent rendben találtunk, akkor jóvá hagyjuk a számlák kiegyenlítését. Kiállítjuk a megbízó felé és a számlát és nyomon követjük annak beérkezését. A számla kiállításával a megrendelővel számolunk el tételesen. A számlát az azzal megbízott személy, az előzetes megbeszélés alapján készíti el. A megrendelőnek mindig lehetőséget kell biztosítani arra, hogy a számlát tételesen ellenőrizhesse. Ezután következik  Elkészítjuk az utókalkulációt.
• Komplett értékelés készítése a rendezvényről. Ebben szerepel minden, ami a rendezvénnyel kapcsolatos, a rendezől pozitív és negatív tapasztalatai, a vendégek észrevételei és az esetleges észrevételek, javaslatok.
• A rendezvényik után a megrendelőhöz eljuttathatunk egy kérdőívet, melyben a rendezvénnyel kapcsolatos kérdéseket teszünk fel. A kitöltött kérdőívből megismerhetjük a vendégek észrevételeit, javaslatait, elégedettségét, panaszait. Zárt kérdések formájában célszerű 3-4 alternatívát adni a válaszadásra, nyílt kérdés formájában pedig lehetőséget adunk a témakör bővebb kifejtésére.
• Munkatársaink részvételét mindig köszönjük meg!
• Elrendezzük az esetleges vitákat.
• Fotó és videóanyag eljutattása a megrendelőhöz, ha azt kért és készült.
• Kérjünk referenciát, ha elégedettek voltak munkákkal!

Megbízóval kötendő szerződés elemei:

• A szerződő felek adatai: név, székhely, elérhetőség, adószám, bankszámlaszám, cégjegyzékszám
• Megbízás tárgya
• A felek vállalásai
• Időpont, időtartama
• Szolgáltatások
• Fizetési és lemondási feltételek
• Egyéb rendelkezések
• Dátum
• Aláírások
• pecsét